C'est très simple ! Vous avez planifié des tâches toute la journée ou d'une heure à une autre, il suffit simplement de cliquer sur le bouton [calcul des heures] et il vous cumulera le total d'heures ou de jours des tâches d'une personne, d'un groupe de personne pour une période déterminée !
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Regardons en détail cette fonction :
Le calcul d'heure dans un logiciel de planning est une partie importante résultant de tout le travail de planification. Il permettra de vérifier la bonne cohérence de l’emploi du temps du personnel. Lié au suivi de tâches, cela devient même similaire à un logiciel de pointage d’heures dans un planning.
Tout un système simplifié d’interrogation est mis à la disposition de l’utilisateur. Il peut choisir le détail d’un employé (ou d'un matériel comme l'occupation d'une salle !) et avoir ses heures effectués par heures ou connaître le résultat en journée et demi-journée.
Le calcul peut être aussi demandé par client et sur une période donnée ou pour un groupe de personne ou une équipe en particulier ; En fait tout dépend comment l’utilisateur à créer ses regroupements de salarié ; Car il est possible de créer des groupes de ressources selon un service, une région, un secteur…
De nombreuses options de filtrage des données sont aussi disponible comme l'affichage que de certains tâche (voir illustration ci-dessous) ou encore la possibilité de basculer ou séparer les heures en dehors des plages horaires suivant l'emploi du temps de la ressources :
Ventiler les heures dans un tableau
On peut aussi demander au logiciel le résultat des heures mais non pas en un total mais ventilé sur une période et donc de visualiser cette répartition sur une grille. On pourra donc prendre connaissance de sous-total par tâches ou rendez-vous pour toutes les journées de la période demandée :
Récuperez les heures sur Excel
Cette ventilation des heures (ou des jours selon le choix) peut alors être exploité directement sur Excel pour faciliter l'aperçu par l'utilisateur et afin qu'il dispose de tous les outils d'Excel. Il sera alors très facile de créer vos propres graphiques pour une présentation des heures lors d'un bilan d'activités en se reposant sur le logiciel de planning
A noter que le logiciel de planning crée un tableau Excel (fichier .XLS) très proprement en respectant les couleurs définies sur vos tâches, ajoute les formules de sommes afin que si vous modifiez le fichier Excel, tous les calculs soient correctes.. Bref, ce n'est pas qu'un simple copier/coller dans Excel; c'est bien plus !
Quota des congés
Avec l’utilisation des quotas sur les tâches planifiées, on peut aussi interroger le logiciel de planning afin de connaître à un instant donné l’état des heures sur telle ou telle autre tâche pour une période définie. En effet le paramétrage d’un quota se fait d’une date à une date et se détermine en heures ou en jours.
Un exemple classique que l’on retrouve dans toutes les entreprises et le calcul de congés. Comme le montre l’image ci-dessus, il suffit de paramétrer sur la tâche de congés un quota défini en jour sur une période qui sera automatiquement renouvelé année par année.
Sur la fonction de calcul des heures, on retrouvera donc tous les quotas donc notre exemple de congés ainsi le logiciel listera tous les salariés ayant pris des congés et leur reliquat de vacances restant (voire dépassé)
- Calcul des heures planifiées individuel ou pour tous les employés (détail par tâches et sur une période donnée.)
- Un ratio en heures ou en journées peut être attribué aux tâches prédéfinies pour indiquer le reliqua.
- Quota global ou individuel pour les congés.
- Choix du résultat en journées, ou en heures
- Possibilité de récupérer les résultats dans Excel, Word, un email etc...
- Calcul recoupé par client ou pour l'ensemble des clients...
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