Planning et calendrier partagé en ligne

Quelles que soient les métiers, les types d'entreprises, du service à la personne, les entreprises du bâtiment / BTP, les mairies ou collectivités territoriales, nous avons tous besoin d'un planning pour gérer, organiser notre activité.

Mais au-delà d'un bon planning, il est de plus en plus nécessaire de partager le planning avec nos collaborateurs soit en lecture seule ou en modification possible afin qu'ils puissent intervenir dessus où qu'ils soient.

Quelle est la meilleure solution pour un planning partagé ?

Solution 1, la plus basique : Agenda outlook ou Google Agenda

Nous avons tous essayé cette solution. Elle est pratique lorsque nous ne sommes pas plus de 3, 4 collaborateurs. Mais on se rend vite compte de la limite visuelle. En effet un agenda n'a pas la visualisation qu'offre un vrai planning. C'est une solution facile à mettre en place, cependant cela devient vite compliqué pour avoir une vue d'ensemble.

Solution 2, : Se partager une feuille Excel

C'est une solution qui nécessite plus de temps de mise en place. D'une part, il faut trouver un bon exemple de planning sous Excel ou alors le faire soit même. Puis il faut placer ce document sur un partage en ligne comme OneDrive, DropBox ou Google Drive.

Cependant on est vite confronté à un petit travail de développeur car il faut prévoir constamment la création des nouveaux mois ou années dans la feuille excel. Mais on peut trouver un avantage c'est que l'on peut commencer à faire des formules pour faire du calcul d'heures.

Côté partage, on rencontre souvent des problèmes liés à la limite sur un travail collaboratif ; il ne faut pas être trop nombreux. De plus, on n'a toujours pas de gestion de droits d'accès ou de limite.

Solution 3 : L'option HTML de Planning Pro

Développé en 2004, l'option HTML de Planning Pro est améliorée continuellement jusqu'en 2021, cette outil permet de créer un planning au format HTML à partir du logiciel de planning établie sur l'ordinateur du bureau.
Il faut néanmoins avoir un hébergement web et faire un paramétrage nécessitant tout de même une bonne connaissance du milieu informatique.
Une fois en place, cette option HTML va générer régulièrement des vues hebdomadaires de votre planning établie au bureau et permettra seulement une consultation à distance.

Solution 4 : un planning en ligne

Il n'y a pas de miracle, autant avoir directement l'application Web. Planning Web est né grâce à l'expérience de Planning Pro. Vous gérer directement votre planning du personnel en ligne sans vous souciez de l'ordinateur ou du smartphone que vous avez.

Vous pouvez prendre connaissance en un coup d'œil des disponibilités de chacun, puis planifier en quelques clics vos tâches de travail. Vous pouvez partager votre planning à vos collaborateurs en leur donnant des droits d'accès distincts afin qu'ils collaborent au planning ou en simple consultant.

Les atouts

Gagner du temps

Vous n'avez pas besoin de compétence en informatique pour utiliser Planning Web. Il est directement utilisable.

De plus, toutes les fonctions sont là pour vous faciliter la tâche. En un clic vous pouvez connaître l'historique des dernières modifications effectuées en votre absence.

Contrôler les accès

Vous êtes l'administrateur du planning et vous pouvez gérer les droits d'accès à vos utilisateurs et déterminer quelles ressources ils ont accès ou les limiter à certaines équipes ou services.