La gestion des tâches (ou rendez-vous, évènements.. question de vocabulaire) est le fondement même du planning. Il est donc essentiel qu'elle soit souple et intuitive.
Création d'une tâche : un simple double-clic
Au début, par un simple double-clic sur un créneau, une heure, une journée, une fenêtre de propriétés d'une nouvelle tâche s'ouvre. Dans cette fenêtre, on peut noter simplement un libellé, mais il est conseillé d'y appliquer une couleur, un style, pour s'y retrouver visuellement !
Plusieurs autres informations peuvent y être ajoutées, comme le client concerné ou éventuellement une compétence requise.
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Si l'intitulé ne suffit pas pour détailler un évènement, l'utilisation du commentaire est intéressante et permet d'ajouter un descriptif plus long à la tâche. De plus, Un fichier, ou un lien, peut être associé à ce rendez-vous :
Il est ensuite beaucoup plus agréable de visualiser l'essentiel de l'information de la tâche, le survol de la souris faisant apparaître le détail de l'évènement :
Lorsque cette tâche se reproduit fréquemment, on pense alors vite au copier/coller traditionnel, qu'il soit ponctuel ou d'une semaine complète d'un employé à un autre. Il existe de nombreuses façons de simplifier la manipulation (voir l'automatisation).
Créer une liste de tâche : gain de temps
Mais dès le départ il est naturel de penser à une liste de tâches que l'on crée initialement avec le style et couleur approprié, puis de rappeler l'une de ses tâches évitant ainsi de ressaisir le descriptif ce qui rendrait alors le travail ennuyeux ! :
Ensuite il serait donc sympathique que mon rendez-vous me soit rappelé et même si je n'ai pas ouvert mon meilleur logiciel de planning :) L'onglet [Alarme] permet donc de définir la période à laquelle le rappel sera effectué ainsi qu'à quel utilisateur elle doit apparaître.
Un petit module nommé SodeaSoft Reminder doit alors être installé sur les ordinateurs souhaités.
A côté de cette utilisation naturelle du planning, on peut imaginer avoir une liste de tâche à planifier, une sorte de bloc-notes où serait stocké ce qui doit être mis au planning. On retrouve cette liste sur la droite de l'écran. Cette liste peut être repliée afin qu'elle n'encombre pas constamment l'écran. On peut y définir la priorité d'urgence de la tâche, le client concerné, une date d'échéance etc... Puis par un simple glisser-déplacer, on amènera la tâche sur le planning et elle sera créée :
Cette liste peut aussi être renseignée par vos collaborateurs depuis leur ordinateur via le petit plug-in nommé SodeaSoft Task Sender, peut-être pour vous faire une demande de congés.
Petite synthèse des fonctionnalités liées aux tâches
- Possibilité d'étendre une tâche sur plusieurs journées avec la souris
- Déplacement des tâches avec la souris en Glisser-déplacer (Drag-and-Drop)
- Plusieurs tâches par cellule (avec affichage des tâches sur la même cellule)
- Détail par heures possible
- Possibilité de choisir un style de remplissage comme des hachures, diagonales, etc.
- Possibilité de joindre un fichier, email, lien à chaque tâche.
- Possibilité d'ajouter une note plus importante à chaque tâche.
- Liste de tâches : Utilisation de codes par tâches pour gagner du temps
- Possibilité d'ajouter des rappels sur une journée
- Tâche synchronisable automatiquement avec Outlook