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Tâches sur plusieurs journées Tâche étirée sur plusieurs journées
Tâche étirée sur plusieurs journées

La gestion des tâches (ou rendez-vous, évènements.. question de vocabulaire) est le fondement même du planning. Il est donc essentiel qu'elle soit souple et intuitive.


Planning Pro - Affichage des rendez-vous en mode Agenda
Affichage des rendez-vous en mode Agenda
Vue globale du planning des employés
Vue globale du planning des employés

Création d'une tâche : un simple double-clic

Au début, par un simple double-clic sur un créneau, une heure, une journée, une fenêtre de propriétés d'une nouvelle tâche s'ouvre. Dans cette fenêtre, on peut noter simplement un libellé, mais il est conseillé d'y appliquer une couleur, un style, pour s'y retrouver visuellement !

Plusieurs autres informations peuvent y être ajoutées, comme le client concerné ou éventuellement une compétence requise.

SodeaSoft Planning Pro - Propriétés d'une tâche
Propriétés d'une tâche

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Si l'intitulé ne suffit pas pour détailler un évènement, l'utilisation du commentaire est intéressante et permet d'ajouter un descriptif plus long à la tâche. De plus, Un fichier, ou un lien, peut être associé à ce rendez-vous :

SodeaSoft Planning Pro - Ajouter un commentaire
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Il est ensuite beaucoup plus agréable de visualiser l'essentiel de l'information de la tâche, le survol de la souris faisant apparaître le détail de l'évènement :

Planning Pro - Le commentaire s’affiche lorsque l'on place le pointeur sur la tâche
Le commentaire s’affiche lorsque l'on place le pointeur sur la tâche

Lorsque cette tâche se reproduit fréquemment, on pense alors vite au copier/coller traditionnel, qu'il soit ponctuel ou d'une semaine complète d'un employé à un autre. Il existe de nombreuses façons de simplifier la manipulation (voir l'automatisation).

Créer une liste de tâche : gain de temps

Mais dès le départ il est naturel de penser à une liste de tâches que l'on crée initialement avec le style et couleur approprié, puis de rappeler l'une de ses tâches évitant ainsi de ressaisir le descriptif ce qui rendrait alors le travail ennuyeux ! :

SodeaSoft Planning Pro - Liste de tâches prédéfinies
Liste de tâches prédéfinies

Ensuite il serait donc sympathique que mon rendez-vous me soit rappelé et même si je n'ai pas ouvert mon meilleur logiciel de planning :) L'onglet [Alarme] permet donc de définir la période à laquelle le rappel sera effectué ainsi qu'à quel utilisateur elle doit apparaître.

Un petit module nommé SodeaSoft Reminder doit alors être installé sur les ordinateurs souhaités.

Logiciel Planning Pro - Paramétrage de l'alarme sur la tâche
Paramétrage de l'alarme sur la tâche

A côté de cette utilisation naturelle du planning, on peut imaginer avoir une liste de tâche à planifier, une sorte de bloc-notes où serait stocké ce qui doit être mis au planning. On retrouve cette liste sur la droite de l'écran. Cette liste peut être repliée afin qu'elle n'encombre pas constamment l'écran. On peut y définir la priorité d'urgence de la tâche, le client concerné, une date d'échéance etc... Puis par un simple glisser-déplacer, on amènera la tâche sur le planning et elle sera créée :

SodeaSoft Planning Pro - Liste de tâches prédéfinies
Liste des tâches à planifier (Cliquez sur l'image pour agrandir)

Cette liste peut aussi être renseignée par vos collaborateurs depuis leur ordinateur via le petit plug-in nommé SodeaSoft Task Sender, peut-être pour vous faire une demande de congés.

Petite synthèse des fonctionnalités liées aux tâches