Une tâche dans le planning est comme le rendez-vous dans un calendrier mise à part qu'une tâche peut représenter une activité travaillée ou non. En effet, vous pouvez définir à l'avance des tâches dans la rubrique [ Code ] du menu de gauche de l'interface de l'application et déterminer si elles sont travaillées ou non afin de les différenciers dans le calcul d'heures.
Qu'allons nous aborder dans cette page ?
🔗 Créer un rendez-vous
Dans la vidéo ci-dessous, nous allons créer un rendez-vous à partir d'une tâche prédéfinie. Comme aucun horaire spécifique n'est indiqué, nous déterminerons l'heure du rendez-vous directement dans le champ prévu à cet effet. Vous trouverez également un champ "Durée", qui est essentiel pour le calcul des heures totales.
🔗 Notion de durée
Dans les propriétés d’une tâche, il est possible d’ajouter une durée. Cette valeur peut être nulle, positive, négative ou 'sans valeur', c’est-à-dire qu'on ne saisit rien ; 0 étant également une valeur.
Lors d’un calcul d’heures, si une durée est spécifiée, elle sera directement prise en compte comme résultat des heures pour cette tâche, sans tenir compte de l'heure de début et de fin : la durée est prioritaire dans le calcul des heures.
Si la durée est laissée à 0 (zéro), le résultat en heures sera de 0 heure.
Pour supprimer la durée, il suffit de supprimer la valeur inscrite (en sélectionnant le contenu du champ et en appuyant sur la touche SUPPR du clavier). En quittant ce champ, le mot « Durée » reprend sa place centrale. :
Dans les codes prédéfinit, on peut aussi inscrite un code par défaut.
🔗 Déplacement et copie d'une tâche du planning
Gagnez du temps précieux dans la gestion de vos tâches en simplifiant vos actions ! Plutôt que d'entrer dans les détails de chaque tâche, vous pouvez facilement utiliser votre souris pour déplacer une tâche, l'allonger sur plusieurs jours, ou encore l'adapter à des horaires spécifiques en fonction de vos besoins, grâce à une visualisation précise des heures.
De plus, la poignée située en bas de chaque tâche permet une duplication rapide. Cette option est souvent plus efficace que le classique copier/coller, vous aidant à répliquer vos tâches en un seul geste :
🔗 Verrouiller une tâche
Un utilisateur peut verrouiller une tâche pour empêcher toute modification. Il suffit d'accéder au Détail de la tâche et de cliquer sur l'icône représentant un cadenas. L'icône deviendra rouge et affichera "Verrouillée".
Seul l'utilisateur ayant mis en place ce verrou et le superviseur peuvent retirer le verrouillage. Une tâche verrouillée ne peut être supprimée, déplacée ou répétée. Cependant, elle peut être copiée, mais la copie ne sera pas verrouillée.
Lorsqu'un autre utilisateur ouvre le détail d'une tâche verrouillée, aucun contrôle ne peut être modifié. Seule la personne ayant appliqué le verrou peut gérer la tâche.
🔗 Astuce : Utilisation des Emoji
Dès Windows 10/11 on peut utiliser des Emoji comme on sait le faire sur notre smartphone. Pour cela, il suffit d'utiliser le raccourci clavier [ Win ] + [ ; ]. Comme pour la couleur, on peut donc faciliter la lecture d'une tâche grâce à un émoticône significatif. Sur 🍎MacOS le raccourci clavier est Control + ᴂ + Space. Sur Chrome OS, c'est la touche "Recherche" + Majuscule + la barre d'espace.
🔗 Ajouter un commentaire
Si l'intitulé ne suffit pas pour détailler un évènement, l'utilisation du commentaire est intéressante et permet d'ajouter un descriptif plus long à la tâche. De plus, un fichier, ou un lien, peut être associé à ce rendez-vous.
Il est ensuite beaucoup plus agréable de visualiser l'essentiel de l'information de la tâche, le survol de la souris faisant apparaître le détail de l'évènement :
