On donne le nom de "Ressources" à chaque ligne de l'interface du planning. Une ressource est selon votre métier, un collaborateur, un agent, une salle, un matériel, un lieu, un véhicule… Bref, quelque chose dont vous allez gérer le planning.
A chaque ressource, vous allez donc pouvoir affecter une occupation, un travail. En quelque sorte lui indiquer une indisponibilité. En effet rappelons que notre outil Planning Web est un planning horaire de tâches et donc que par défaut, tout est disponible. A nous d'indiquer pour nos ressources ce qu'elles font. On applique ce qu'on appelle des tâches (de travail ou d'absence)
Ajout d'une nouvelle ressource
Pour aller dans la gestion des ressources, nous cliquons donc sur le bouton [ ≡ ]en haut à gauche de l'interface du planning. On ouvre ainsi le menu vertical de gauche. Plus bas, on retrouve la rubrique [ Gestion des Ressources ] qui nous liste sur la droite les ressources déjà présentent dans notre planning.
Cliquons sur le bouton [ + Ajouter ]. Une petite boîte de dialogue s'ouvre où il nous suffit d'indiquer un nom, et en dessous une couleur. Il est très intéressant d'utiliser les couleurs dans le planning. D'une part c'est agréable mais surtout, cela permet de repérer visuellement et rapidement nos ressources. Si vous avez tester Planning Web, dans la démo qui s'ouvre pour vous, nous avons même créer et classer les ressources par thèmes et dégradé de couleur pour imaginer des groupes (ou équipes) de ressources. On ne peut que vous conseiller de faire de même.
Classement des ressources
Justement, nous parlons dans le paragraphe précédent d'ordre des ressources par couleur. Mais avant tout, vous remarquerez que vous pouvez monter de descendre chaque ressources grâce aux deux flèches ↑ ↓ . Notons que si un utilisateur du planning est limité à consulter une ou certaines équipes, il n'aura pas cette possibilité. Il faut soit être superviseur, soit ne pas avoir de limite d'équipes sur nos droits.
Affectation à une équipe
Si nous gérons beaucoup de ressources, il convient de simplifier la vue en les regroupant dans des équipes. Certains verront cela comme des services. Une ressource peut être affecté à aucune, une ou plusieurs équipes. Ainsi dans la vue principale du planning on retrouve une liste déroulante permettant sélectionner une équipe ou l'ensemble de nos ressources. De la même manière, dans le calcul d'heures, nous avons la possibilité de faire un calcul sur une équipe en particulier.
Modification d’une ressource
Il suffit simplement de cliquer sur la ressource à modifier et de choisir [ Editer ] dans le menu contextuel qui apparaitra.
Suppression d'une ressource
Seul un utilisateur ayant les droits de "superviseur" peut supprimer une ressource. Attention, lorsqu'on souhaite supprimer une ressource, c'est une action définitive et aucun retour en arrière ne sera possible. La ressource sera bien entendu supprimée mais toutes les tâches qui lui était associées.
Astuce 💡 Créer une ressource "à planifier"
Il arrive souvent que l'on a un travail à planifier mais qu'au moment où nous prenons connaissance de cette nouvelle tâche, nous ne sachons par qui le fera. Dans ce cas, il existe une astuce très pratique qui consiste à créer une ressource que l'on nomme "A planifier" ou "Important" … et de positionner cette ressource en tête du planning. Ainsi, nous pouvons y ajouter nos nouvelles tâches avec pour objectif de les déplacer au plus tôt sur la ressource concernée.
