Gestion des ressources dans le planning

À chaque ressource, vous allez donc pouvoir affecter une occupation, un travail. En quelque sorte lui indiquer une indisponibilité. Rappelons que Planning Web est un planning horaire de tâches, et que par défaut, tout est disponible. À vous d’indiquer pour vos ressources ce qu’elles font, en appliquant des tâches de travail ou d’absence.

Adapter le vocabulaire

Bien que Planning Web soit conçu principalement pour la gestion du personnel, il permet également d’ajouter des équipements tels que des véhicules ou des salles pour planifier leur utilisation. Le terme « Ressources » est utilisé par défaut pour rester générique. Il est toutefois possible de personnaliser ce vocabulaire dans les paramètres : Planning Web propose des termes alternatifs comme « agent », « technicien », « ouvrier » ou « employé ».

Ajout d’une nouvelle ressource

Pour accéder à la gestion des ressources, cliquez sur le bouton [ ≡ ] en haut à gauche de l’interface du planning. Cela ouvre le menu vertical. Faites défiler vers le bas jusqu’à la rubrique Gestion des Ressources, qui liste sur la droite les ressources déjà présentes dans votre planning.

Cliquez sur le bouton [ + Ajouter ]. Une boîte de dialogue s’ouvre, vous permettant d’indiquer un nom et une couleur. L’utilisation des couleurs dans le planning est très bénéfique : cela rend l’interface plus agréable et permet de repérer visuellement vos ressources. Dans notre démo, nous avons classé les ressources par thèmes et par dégradés de couleurs pour former des groupes. Nous recommandons vivement de faire de même.

Classement et gestion des ressources par équipe

Vous pouvez monter ou descendre chaque ressource grâce aux flèches ↑ ↓. Si un utilisateur du planning est limité à consulter une ou certaines équipes, il n’aura pas cette possibilité. Il faut être superviseur, ou ne pas avoir de limite d’équipes sur ses droits.

Affectation à une équipe

Si vous gérez de nombreuses ressources, il est judicieux de simplifier la vue en les regroupant en équipes (ou services). Une ressource peut être affectée à aucune, une ou plusieurs équipes. Dans la vue principale du planning, une liste déroulante permet de sélectionner une équipe ou l’ensemble des ressources. De même, pour le calcul d’heures, vous pouvez réaliser un calcul pour une équipe en particulier.

Gestion d'un planning d'équipes management

Modification d’une ressource

Pour modifier une ressource, cliquez sur la ressource concernée et sélectionnez Éditer dans le menu contextuel. Une fenêtre de dialogue s’ouvre, où vous pouvez changer le nom, la couleur ou toute autre propriété associée. Une fois les changements effectués, pensez à enregistrer pour qu’ils s’appliquent au planning. Cette fonctionnalité permet de garder vos ressources à jour et d’assurer une gestion efficace.

Heures hebdomadaires personnalisées par ressource

Quand une tâche couvre une journée entière sans horaire précis, Planning Web lui attribue un nombre d’heures. Vous choisissez, pour chaque ressource, comment ce nombre est déterminé, parmi trois modes :

• Les heures des paramètres (par défaut) : le barème commun à toute la société, par exemple 8h du lundi au jeudi et 7h le vendredi.
• Heures simples : une valeur par jour de semaine, propre à la ressource, qui remplace le barème de la société.
• Plages précises : des créneaux horaires par jour (par exemple 8h-12h et 14h-18h). Les heures du jour correspondent à la somme des durées de ces créneaux.

Le mode « Plages précises » va plus loin qu’un simple total d’heures : il permet à Planning Web de reconnaître les horaires réels de vos salariés, heure par heure.

1. Ouvrez la page Ressources.
2. Modifiez la ressource concernée.
3. Cliquez sur le bouton Heures hebdomadaires.
4. Choisissez le mode souhaité avec les boutons radio.
5. Renseignez les heures (mode Simple) ou les créneaux (mode Précis).
6. Validez par Ok, puis enregistrez la ressource.

Une coche apparaît sur le bouton Heures hebdomadaires dès qu’un mode personnalisé est actif pour la ressource.

Ces heures personnalisées s’appliquent aux tâches sur journée entière ou sans horaire précis, dans le calcul d’heures, les tâches à planifier, le calcul rapide depuis le planning, ainsi que les impressions et PDF individuels.

Une alerte pour les tâches hors des plages horaires. Quand vous configurez une ressource en mode « Plages précises », Planning Web surveille désormais ses tâches avec horaires. Si une tâche est déplacée, redimensionnée, créée ou modifiée en dehors de ses plages de travail, une fenêtre de confirmation s’affiche avant l’enregistrement. Un refus annule l’action.

Le calcul d’heures affiche également une colonne « Hors plage », qui ventile le nombre d’heures des tâches horodatées tombant en dehors des plages de travail de chaque salarié. [Découvrez le détail de cette fonctionnalité →]

Pour revenir aux heures globales, rouvrez le bouton Heures hebdomadaires, choisissez Utiliser les heures définies dans les Paramètres, validez et enregistrez.

à savoir
En mode Simple, dès qu’au moins un jour est renseigné, les jours laissés vides comptent pour 0h. L’enregistrement des heures personnalisées est réservé au rôle Superviseur. Les plages précises sont intra-journée : une plage traversant minuit n’est pas gérée.

Gestion de contrats

Lorsqu’un salarié quitte votre entreprise, il n’est pas forcément nécessaire de supprimer sa ligne dans le planning : vous perdriez tout l’historique de ses tâches effectuées. Depuis sa fiche, vous pouvez lui attribuer un ou plusieurs contrats de présence, puis le remplacer par une nouvelle ressource. Cette fonctionnalité est également très utile pour gérer les stagiaires ou les saisonniers qui viennent pour des périodes définies.

Gestion de contrats dans le planning pour vos saisonniers ou intérimaires

Suppression d’une ressource

Seul un utilisateur ayant les droits de superviseur peut supprimer une ressource. Attention, cette action est définitive et aucun retour en arrière n’est possible : la ressource est supprimée, ainsi que toutes les tâches qui lui étaient associées.

Astuce : créer une ressource « à planifier »

Il arrive souvent d’avoir un travail à planifier sans savoir, sur le moment, qui s’en chargera. Une astuce pratique consiste à créer une ressource nommée « À planifier » ou « Important », et à la positionner en tête du planning. Vous pouvez ainsi y ajouter vos nouvelles tâches, avec pour objectif de les déplacer au plus tôt sur la ressource concernée.

Bonnes pratiques pour la gestion des ressources

Une bonne gestion des ressources repose sur trois piliers : un classement clair par équipe et par couleur, des contrats à jour pour suivre les arrivées et les départs, et des heures personnalisées quand le barème global ne correspond pas à la réalité du terrain. En combinant ces réglages, votre planning reste fiable même quand l’équipe grandit.

Questions fréquentes