Calcul des heures dans le planning : suivez précisément le temps de travail de vos équipes

Utilisation des tâches prédéfinies pour gagner du temps

Dans le menu vertical situé à gauche de l’interface de Planning Web, vous retrouverez la rubrique « Tâches prédéfinies ». C’est depuis cette fonction que vous pourrez préparer à l’avance les tâches courantes de votre planning. Voyez cela comme un copier-coller simplifié : vous n’avez plus qu’à coller une tâche déjà prête, en la sélectionnant dans une liste, sans avoir à la recréer à chaque fois.

Cette approche est particulièrement utile pour les entreprises qui gèrent de nombreux salariés et souhaitent uniformiser la saisie des congés, absences ou horaires récurrents.

Création d’une tâche prédéfinie, étape par étape

En cliquant sur le bouton « Ajouter », une boîte de dialogue s’ouvre avec quelques champs à remplir. Le premier est un code : une valeur alphanumérique qui identifie la tâche. Ce code sert d’identifiant unique, utilisé par Planning Web pour cumuler les heures de toutes les tâches portant ce même code, quel que soit le libellé affiché.

Prenons l’exemple d’une tâche de congés. Le mot « congés » étant déjà court, il peut servir directement de code, mais certains préféreront noter « CP » pour « Congés Payés ».

Vient ensuite le libellé. On choisira par exemple « Congés 🌳 » : un emoji apporte une meilleure lisibilité visuelle dans un planning chargé.

Tâche travaillée ou tâche d’absence : un réglage clé pour un calcul d’heures fiable

L’option « Travaillé » est essentielle : c’est elle qui détermine si le calcul d’heures comptabilise la tâche comme du temps de travail effectif ou non. Pour un congé, on décochera donc cette option.

Juste après, on définit une couleur et on choisit si la tâche sera hachurée dans le planning.

Concernant les heures de début et de fin, tout dépend de la nature de la tâche. Pour un congé, on laissera 0:00 sur les deux valeurs. Pour une activité aux horaires réguliers, il est en revanche utile de les prédéfinir : elles resteront modifiables au moment de l’application de la tâche.

Indiquer une durée pour un calcul d’heures automatique

La durée est une notion spécifiquement pensée pour le calcul d’heures. Si une durée est renseignée, le logiciel ne calcule pas la différence entre l’heure de fin et l’heure de début : il retient obligatoirement la durée indiquée. Une durée à zéro ne signifie pas qu’elle est absente, mais que la tâche compte pour 0 heure dans le calcul. Pour supprimer une durée, il faut vider entièrement le champ.

La durée peut aussi être négative, pour les cas où l’on souhaite déduire des heures d’un compteur.

La zone « Info » fonctionne comme une bulle d’aide au survol de la souris sur une tâche : elle permet d’ajouter des informations complémentaires par défaut.

Un clic sur « Ok » mémorise le code. De retour dans le planning, un clic sur une cellule vide ouvre une nouvelle boîte de dialogue où la tâche « Congés 🌳 » apparaît directement dans le premier menu déroulant. En la sélectionnant, tous les champs se remplissent automatiquement, ce qui permet de valider la tâche en quelques secondes.

Rubrique Calcul d’heures : comment lancer un calcul

Cette fonction est accessible depuis le volet vertical à gauche de l’écran. Le calcul des heures se fait toujours entre deux dates. Par défaut, Planning Web reprend la période affichée dans la vue principale : il est donc plus rapide de se positionner sur le mois voulu dans le planning avant d’ouvrir le calcul, plutôt que de ressaisir les dates dans les calendriers.

Un clic sur le bouton « Calculer » affiche le détail des heures par code, avec le cumul pour chaque ressource. Trois listes déroulantes en haut de l’écran permettent d’affiner ce calcul par ressource, par affectation ou par équipe.

Répartition des heures travaillées et non travaillées

Planning Web détaille précisément les heures travaillées grâce à trois niveaux de lecture : un récapitulatif global par activité, un tableau par salarié opposant heures travaillées et non travaillées (absences, congés, récupérations), et une répartition croisée par salarié et par activité.

Cette granularité facilite le suivi et l’analyse des performances individuelles et collectives, et permet d’ajuster la charge de travail avant qu’un déséquilibre ne devienne problématique.

Ventiler les heures hors plage horaire. Pour les salariés configurés en mode « Plages précises » (voir Heures hebdomadaires personnalisées par ressource), le calcul d’heures affiche une colonne supplémentaire, « Hors plage », dans les tableaux par code et par ressource. Elle indique le nombre d’heures des tâches horodatées qui tombent en dehors des horaires habituels du salarié. Cette colonne peut recouper la colonne « heures de nuit » : une heure peut être à la fois de nuit et hors plage.

Exportation des heures dans Excel ou en PDF

Les résultats du calcul d’heures s’exportent en un clic, au format PDF ou Excel. Cette flexibilité permet de partager un rapport lisible en réunion, d’archiver des données précises, ou de manipuler les chiffres pour des analyses plus poussées.

Le détail complet du fonctionnement de cette exportation vers Excel et PDF est disponible sur une page dédiée, avec le détail des trois onglets générés automatiquement.

Détail des heures par salariés dans le planning

Les quotas d’heures par employé

Le quota d’heures permet aux gestionnaires de suivre facilement les heures travaillées par salarié, sur une période définie : semaine, mois ou année entière. Depuis la rubrique « Calcul des heures », l’application peut vous inviter à ajuster automatiquement la période sélectionnée pour qu’elle corresponde au quota défini.

Ainsi, selon les tâches saisies dans le planning, le calcul d’heures établit un solde individuel qui aide les gestionnaires à vérifier que chaque salarié respecte ses horaires contractuels.

👉 Voir le détail complet des quotas d’heures

Comprendre le quota d'heures pour mieux gérer les heures de travail du planning

Calcul automatique des heures de nuit

Pour les entreprises qui gèrent des horaires de nuit, Planning Web propose un calcul automatique dédié : paramétrez vos plages horaires de nuit, laissez l’application calculer, puis exportez le résultat comme n’importe quel autre calcul d’heures.

👉 Découvrir le calcul des heures de nuit

Questions fréquentes sur le calcul des heures dans Planning Web