Gestion des droits d’accès dans le planning

Les droits d’accès dans le planning permettent de contrôler précisément ce que chaque utilisateur peut voir et modifier dans Planning Web. Par défaut, deux utilisateurs simultanés sont inclus dans l’abonnement, ce nombre pouvant être augmenté selon vos besoins. Chaque utilisateur se voit attribuer un niveau d’accès parmi quatre : Superviseur, Utilisateur, Auxiliaire et Consultant. Il est également possible de limiter l’accès de chacun à certaines équipes.

Gestion des utilisateurs de votre planning

À la création du compte d’une entreprise, le premier utilisateur est obligatoirement « Superviseur », le plus haut niveau d’accès disponible. C’est avec ce profil que l’on accède à la rubrique « Ma société », via le bouton de menu en haut à gauche de l’interface. Le menu affiche votre nom et votre niveau d’accès juste en dessous.

Résumé de votre compte

Trois zones détaillent votre abonnement : la date de fin, le nombre d’utilisateurs possibles, et le nombre de ressources planifiables selon votre compte.

Liste de vos utilisateurs

Juste en dessous s’affiche la liste de tous les utilisateurs pouvant se connecter au planning, avec leur nom, leur email, la date et l’heure de leur dernière connexion, et leur niveau d’accès.

Création d’un utilisateur

Le bouton « Ajouter + » ouvre une boîte de dialogue pour renseigner le nom du nouvel utilisateur, son email, et son « Rôle » parmi les niveaux d’accès disponibles. Un bouton « Équipes » permet ensuite de limiter son accès si besoin.

Limiter l’accès à certaines équipes

Il est possible de limiter l’accès d’un utilisateur à certaines ressources, via les équipes. Une ressource peut être affectée à une équipe, plusieurs, ou aucune : dans ce dernier cas, elle n’apparaîtra que lorsqu’aucun filtre d’équipe n’est appliqué. Les équipes se créent au préalable dans la rubrique « Équipes » du volet vertical à gauche.

Pour un utilisateur donné, le bouton « Équipes » ouvre une interface à deux colonnes : à gauche, toutes les équipes disponibles ; à droite, celles auxquelles on souhaite limiter l’accès. Sans équipe placée à droite, aucune limitation n’est appliquée. Une fois la fenêtre refermée, un clic sur « OK » ferme le formulaire et propose d’envoyer un email au nouvel utilisateur pour qu’il crée son mot de passe. Cet envoi peut être différé : un bouton dédié permet de le déclencher plus tard depuis la liste des utilisateurs.

Quatre niveaux d’accès au planning

Planning Web propose une gestion flexible des rôles pour s’adapter à vos besoins. Le menu déroulant « Rôle » propose quatre options :

Superviseur. Bénéficie de tous les privilèges offerts par Planning Web, avec un contrôle complet sur l’ensemble des fonctionnalités.

Utilisateur. Accède à la plupart des fonctionnalités, mais ne peut pas gérer les membres du planning, vider la corbeille, ni supprimer des ressources, équipes ou affectations.

Consultant. Accès limité, centré sur la consultation du planning, l’historique des modifications et la recherche. Idéal pour un aperçu rapide des informations essentielles.

Auxiliaire. Niveau supérieur au Consultant : accès aux « Vues individuelles » et au calcul des heures, avec la possibilité d’effectuer des pointages de tâches depuis les vues individuelles.

Limiter le nombre de jours visibles pour un Consultant ou un Auxiliaire

Même lorsque votre planning est déjà rempli plusieurs semaines à l’avance, ces tâches futures peuvent encore évoluer. Pour éviter qu’un salarié ne prenne pour acquis un planning susceptible de changer, Planning Web permet de limiter la consultation à un nombre de jours défini pour les profils Consultant et Auxiliaire.

Concrètement, vous choisissez combien de jours à venir sont visibles pour ces utilisateurs, par exemple 5 jours. Au-delà de cette limite, le planning apparaît hachuré plutôt que d’afficher des tâches qui n’ont pas encore été confirmées.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui planifient loin à l’avance (BTP, prestations de services) mais qui ajustent régulièrement leurs affectations au fil de l’eau.

Limiter le nombre de jours visibles dans le planning

Connexions simultanées : donner accès à vos salariés sans multiplier les licences

Un abonnement Planning Web inclut par défaut 2 utilisateurs actifs. Pour permettre à vos salariés de consulter leurs horaires en ligne sans créer un compte par personne, vous pouvez ajouter des connexions simultanées à votre abonnement.

Une connexion simultanée correspond à un accès Consultant actif à un instant donné. Elle dure 10 minutes, puis se libère automatiquement si le consultant ne navigue plus dans le planning.

Les connexions simultanées s’achètent par tranches de 5, au tarif de 19,75 € HT par tranche.

Exemple concret : avec 5 connexions simultanées, 5 consultants peuvent accéder à leur planning en même temps. Si un 6ᵉ tente de se connecter alors que les 5 emplacements sont occupés, il reçoit un message l’invitant à réessayer quelques minutes plus tard.

Ce système convient particulièrement aux équipes où les salariés consultent leur planning ponctuellement, par exemple pour vérifier leurs horaires de la semaine, sans rester connectés en permanence.

Double authentification : renforcer la sécurité des accès

Vous pouvez renforcer la sécurité de votre planning en ligne en imposant la double authentification (2FA). L’utilisateur se connecte d’abord avec son identifiant et son mot de passe, puis saisit un code à 6 chiffres généré par une application mobile d’authentification.

Ce second facteur de vérification réduit considérablement les risques d’accès non autorisé et protège efficacement les comptes de vos utilisateurs.

Pour en savoir plus, consultez notre article détaillé sur la double authentification et la sécurité des plannings en ligne.

Questions fréquentes sur les droits d’accès dans Planning Web