Demande de congés en ligne : gérez les validations

Gérer les demandes de congés sans email ni tableur, c’est possible. Planning Web intègre un workflow de validation complet : le salarié pose sa demande, le responsable la valide ou la refuse, et le planning se met à jour automatiquement.

Cette page vous explique comment mettre en place ce système en quelques minutes, à partir de votre abonnement Planning Web existant.

Comment fonctionne le workflow de demande de congés ?

Le processus repose sur trois rôles distincts dans Planning Web : le salarié qui pose une demande, le responsable qui valide, et le superviseur qui administre les accès.

Concrètement, voici le déroulement pour une demande de congés en ligne :

• Le salarié dispose du rôle « Auxiliaire » dans le planning.
• Il ajoute une tâche de congés sur les dates souhaitées.
• La tâche apparaît avec un fond en zig-zag gris : elle est « en attente de validation ».
• Le responsable reçoit une notification et consulte la demande.
• Il valide ou refuse en un clic depuis le planning.
• Le salarié voit immédiatement le résultat dans son vue personnelle.

De plus si le salarié s’abonne à la tâche de congés, il recevra la notification de la validation ou du refus !

L'astuce pour être averti du moindre changement de planning (en 1 clic)

1. Définir qui peut poser une demande de congés

Depuis la section « Mon abonnement », un superviseur attribue le rôle Auxiliaire aux salariés autorisés à soumettre des demandes. Ce rôle est similaire au rôle Consultant, avec une différence essentielle : l’Auxiliaire peut créer des tâches dans le planning, mais celles-ci restent en attente de validation jusqu’à décision du responsable.

Ce paramétrage prend moins de deux minutes et peut être modifié à tout moment.

2. Définir qui valide les demandes

Par défaut, les utilisateurs disposant du rôle Responsable ou Superviseur peuvent valider ou refuser les demandes en attente. Vous pouvez affiner ces droits depuis la gestion des accès de votre abonnement.

Cette séparation des rôles est particulièrement adaptée aux PME de 5 à 50 salariés, où un seul responsable RH gère l’ensemble des demandes. Elle évite les allers-retours par email et centralise toutes les demandes au même endroit.

3. Poser une demande de congés

L’Auxiliaire sélectionne les jours concernés dans le planning, choisit le type de tâche « Congés » (ou tout libellé que vous aurez défini), puis enregistre. La tâche est immédiatement visible par les responsables, avec un affichage distinct des tâches validées.

4. Consulter l’historique des demandes

Planning Web conserve un historique complet des demandes de congés : qui a demandé, quand, pour quelles dates, et quelle décision a été prise. Ce suivi est accessible depuis la vue historique de votre planning.

5. Valider ou refuser une demande

Le responsable accède à la liste des demandes en attente depuis son tableau de bord. Il peut valider ou refuser chaque demande individuellement. En cas de refus, il peut ajouter un motif visible par le salarié.

La validation transforme la tâche en congé confirmé : elle change d’apparence dans le planning et devient visible par l’ensemble de l’équipe.

Cas pratique : gestion des congés dans une PME

Dans une PME de 15 salariés, le responsable reçoit en moyenne deux à trois demandes par semaine. Sans outil dédié, ces demandes transitent par email, messagerie instantanée ou papier, avec un risque élevé d’oubli ou de conflit de planning.

Avec Planning Web, toutes les demandes arrivent au même endroit. Le responsable visualise d’un coup d’oeil les périodes déjà occupées avant de valider. Il évite ainsi les chevauchements d’absences sur les postes critiques.

Ce fonctionnement est également utile pour les structures avec plusieurs sites ou équipes : chaque responsable ne voit et ne valide que les demandes de son périmètre.

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Questions fréquentes sur la demande de congés en ligne

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Essayez la gestion des congés dans Planning Web

La mise en place du workflow de demande de congés est incluse dans tous les abonnements Planning Web, sans surcoût. Vous pouvez le tester gratuitement pendant 30 jours, sans carte bancaire.

Pour aller plus loin, consultez notre article détaillé sur la gestion des congés en ligne, ou découvrez comment Planning Web s’adapte aux PME de toutes tailles.