Astuces pour optimiser votre travail avec le planning

Changez le vocabulaire de votre planning

Par défaut, Planning Web utilise un vocabulaire générique. Le terme « Ressource » désigne par exemple ce que certaines entreprises du bâtiment appellent « Ouvriers », et que les mairies ou collectivités nomment « Agents ». De même, le terme « Équipes » regroupe des ressources, bien que certains préfèrent parler de « Services », « Groupes » ou « Départements ». Chaque tâche du planning peut aussi recevoir une « Affectation », pour classer les tâches et calculer des heures selon ce critère : ce mot peut devenir « Lieux » pour une mairie, « Chantiers » pour le BTP, ou encore « Projets ».

Cette flexibilité permet de personnaliser l’application selon votre secteur d’activité, ce qui facilite la prise en main et améliore l’expérience d’utilisation au quotidien.

Utilisez des émoticônes pour gagner en lisibilité

Les émoticônes, ou emoji, sont un moyen de communication visuelle rapide pour exprimer une idée. Dans un planning où l’espace pour le texte est limité, ils permettent d’économiser du temps : un simple emoji peut mettre en évidence une tâche en un seul caractère.

Depuis Windows 10, vous accédez aux emoji avec le raccourci clavier [Windows] + [;], sur macOS avec Control + Cmd + Espace, et sur Chrome OS avec la touche « Recherche » + Majuscule + Barre d’espace. Sur smartphone, vous savez probablement déjà comment les trouver.

Triez vos affectations pour garder des listes lisibles

La liste des affectations (clients, chantiers, projets) peut s’allonger avec le temps, et certaines entrées deviennent obsolètes. Plutôt que de les supprimer, la rubrique « Gestion des affectations » propose de masquer les affectations inutilisées. Vous gardez ainsi une liste concise et pertinente dans les menus déroulants au moment d’ajouter une tâche.

Déplacez vos tâches par demi-heure en vue Agenda

Un clic sur le nom d’une ressource dans le planning fait basculer la vue vers un agenda similaire à Outlook ou Gmail, avec les créneaux horaires disposés verticalement. Une astuce utile consiste à déplacer les tâches par demi-heure en positionnant simplement votre pointeur de souris à l’endroit souhaité, plutôt que de déplacer l’ombre de la tâche en cours.

Ajustez la taille des caractères à votre activité

Selon votre activité, qu’il s’agisse de gérer de nombreuses tâches par jour ou des projets s’étalant sur plusieurs jours comme c’est souvent le cas dans le bâtiment, vous pouvez personnaliser la taille des polices depuis les Paramètres de l’application. Cette flexibilité garantit un affichage adapté à votre flux de travail.

Annulez votre dernière action avec Ctrl+Z

Une mauvaise manipulation arrive vite sur un planning partagé à plusieurs. Depuis une mise à jour récente, vous pouvez annuler votre dernière action (création, modification, déplacement, redimensionnement ou suppression d’une tâche) directement avec le raccourci Ctrl+Z, ou via le bouton dédié de la barre d’outils.

Cette annulation ne fonctionne que pour votre session en cours, et uniquement pour la toute dernière action réalisée.

👉 Découvrir l’annulation en un clic, même à plusieurs sur le même planning

Soyez alerté dès qu’une tâche change

Vous avez besoin de savoir immédiatement si une tâche est modifiée sans surveiller le planning en permanence ? Planning Web permet de s’abonner aux changements d’une tâche précise : date, libellé, commentaire, affectation, ressource, état ou suppression. Ces abonnements se gèrent depuis le dialogue « Notifications » et déclenchent une notification push dès qu’un changement survient.

C’est par exemple ce mécanisme qui permet à un salarié de savoir immédiatement si sa demande de congés a été acceptée, sans avoir à revenir consulter le planning.

👉 Voir comment centraliser demandes et suivi des congés en ligne

Protégez vos salariés d’un planning encore susceptible de changer

Vous planifiez plusieurs semaines à l’avance, mais ces tâches futures peuvent encore évoluer ? Plutôt que d’exposer un planning qui va bouger, vous pouvez limiter ce que voient vos profils Consultant et Auxiliaire à un nombre de jours défini. Au-delà de cette limite, le planning apparaît hachuré tant que la période n’est pas confirmée.

👉 Voir le détail sur la gestion des droits d’accès

Questions fréquentes sur l’optimisation de votre planning