Gérer un planning client en ligne

Dans Planning Web, chaque tâche peut être reliée à une « Affectation ». C’est un terme générique que vous adaptez à votre métier : un client, une salle, un lieu, un projet. Cette liaison permet ensuite d’établir des calculs d’heures ou des plannings filtrés selon cette affectation.

✏️ « Affectation » est donc un terme générique qui peut représenter vos clients, vos salles, un lieu ou tout autre repère utile à votre activité.

Technicien intervenant chez un client - planning en ligne

Affecter un client ou lieu à une tâche

Depuis la boîte de dialogue du détail d’une tâche, une liste déroulante nommée « Affectation » permet de sélectionner l’un des choix disponibles. Par exemple, pour une réunion, vous pouvez affecter le « syndic ». Selon votre activité, cela peut aussi être un lieu ou un projet. L’objectif est de classer rapidement la tâche afin d’établir ensuite un rapport sur ce choix.

Affectation d’un client à une tâche dans Planning Web

Créer vos affectations

Pour ajouter une affectation à cette liste déroulante, cliquez sur le bouton [ ≡ ] en haut à gauche de l’interface du planning, puis sur la rubrique « Affectation » du menu vertical.
Un bouton [ + Ajouter ] permet d’insérer une nouvelle entrée. Sur chaque ligne, les boutons [ EDITER ] et [ SUPPRIMER ] permettent de modifier ou retirer une affectation. Chaque fiche peut indiquer un « emplacement », une information visible uniquement depuis l’édition PDF de la rubrique « Vues individuelles ».
La suppression d’une affectation est réservée aux superviseurs du planning, car cette action est définitive.

Gestion de la liste des affectations

Obtenir un rapport par affectation

L’intérêt principal des affectations est de pouvoir établir des rapports sur les tâches planifiées. Dans la rubrique Calcul des heures, la liste déroulante des affectations permet d’obtenir un détail des heures par client ou par salle.
Dans « Vues individuelles », sélectionnez une affectation : le planning liste alors toutes les tâches concernées sur la période choisie. La vue « Annuelle » affiche les tâches mois par mois, et un clic sur l’entête d’un mois bascule automatiquement vers la vue mensuelle correspondante.

Rapport d’heures par affectation

Un gain de temps sur le terrain

L’utilisation des affectations dans Planning Web apporte une grande facilité et une rapidité d’exécution. Imaginez votre planning d’interventions sur le terrain, consulté depuis votre smartphone : il suffit de cliquer sur une tâche prédéfinie et de sélectionner un client ou une salle, sans jamais ressaisir un nom.
Afficher le planning d’un client, quelle que soit la ressource concernée, se fait alors très rapidement depuis les vues individuelles. Vous gagnez un temps considérable, que ce soit pour éviter de réécrire un lieu ou un client, ou pour établir un bilan d’activité sur un projet.